VolitionRx es una empresa de atención sanitaria multinacional con sede en Austin, Texas, y oficinas en el Reino Unido, Bélgica, California y Singapur. La empresa desarrolla pruebas para diagnosticar el cáncer mediante un análisis de sangre que detecta la presencia de células anormales mucho antes que los programas de detección convencionales.
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La pandemia de 2020 ha transformado nuestra forma de trabajar. Las normas de distanciamiento social obligaron a muchas empresas a cambiar al teletrabajo casi de la noche a la mañana, pero para la empresa de biotecnología VolitionRx no fue tan sencillo.
Aunque ya utilizaban Dropbox Business para conectar a sus 60 empleados de Europa, Asia y América, necesitaban encontrar una manera de mantener abierto su laboratorio de 1858 metros cuadrados, comunicarse con el personal corporativo que trabaja desde casa y cumplir con los requisitos reglamentarios mientras los empleados teletrabajaban durante la pandemia.
Como todas las empresas del sector sanitario, VolitionRx se toma muy en serio la seguridad de los datos. La creación y la validación de pruebas para diagnosticar el cáncer a partir de un análisis nucleosómico generan una gran cantidad de datos médicos que deben protegerse y aprobarse cada vez que se usan o comparten. Además, como VolitionRx es una empresa que cotiza en la Bolsa de Nueva York, se exige a sus empleados que firmen a mano una serie de acuerdos de procedimientos adecuados de forma regular.
¿Cuál fue el resultado? Los empleados que trabajaban desde casa se encontraron con dificultades a la hora de compartir, firmar, clasificar y almacenar los contratos legalmente vinculantes, especialmente los equipos de RR. HH. y de cumplimiento normativo responsables de mantener al día la documentación durante la pandemia.
Con el objetivo de reducir el papeleo, Daniel Halter, responsable de TI del grupo en VolitionRx, recurrió a HelloSign para digitalizar el proceso de firma.
"Necesitábamos una solución de firma electrónica replicable y escalable que pudiera utilizarse en diferentes zonas horarias e idiomas y que no dependiera de sistemas informáticos locales difíciles de mantener".
"HelloSign no exige utilizar una ubicación ni dispositivo específico y, además, es escalable. Es un sueño para cualquier equipo TI, ya que ofrece la misma experiencia a todos los usuarios y es muy fácil de mantener. Gracias a esto, no tenemos que cambiar la forma en que trabajamos a medida que crecemos: HelloSign y Dropbox Business crecerán con nosotros".
Daniel afirma que, como ya utilizaban Dropbox Business para mantener conectados a los equipos de laboratorio y empleados remotos, integrar HelloSign fue pan comido. "Cuanto más cómoda de usar le resulte a un trabajador, más eficiente será una herramienta". Al utilizar HelloSign directamente a través de Dropbox, no hay necesidad de cambiar entre aplicaciones, la solución no afecta a los flujos de trabajo y es mucho más fácil de usar. Todo el proceso está optimizado e integrado".
Los empleados de VolitionRx ahora utilizan HelloSign para compartir y firmar todos los formularios de divulgación de datos médicos, acuerdos de procedimientos adecuados y documentos internos. Como los documentos firmados se guardan automáticamente en Dropbox, los registros de auditoría son fáciles de seguir y se simplifica el intercambio de documentos con organismos reguladores externos.
El nuevo flujo de trabajo basado en la nube es independiente de la ubicación y del dispositivo, lo que facilita su uso por parte de los empleados en cualquier momento y lugar y el mantenimiento por parte de los equipos de TI. Como no se necesita prácticamente formación, a VolitionRx le ha resultado rentable y rápida la integración de HelloSign en los flujos de trabajo empresariales existentes.
"Al utilizar HelloSign directamente a través de Dropbox, no hay necesidad de cambiar entre aplicaciones, la solución no afecta a los flujos de trabajo y es mucho más fácil de usar. Esto no solo mejora la seguridad para nosotros como equipo de TI, sino que acelera los flujos de trabajo y reduce la cantidad de tiempo que los empleados dedican a tareas administrativas".
Según Daniel, la integración de HelloSign con Dropbox Business ha sido muy bien recibida por los empleados y prácticamente no ha hecho falta formación. Daniel también está notando los beneficios en su trabajo. "HelloSign no exige utilizar una ubicación ni dispositivo específico y, además, es escalable. Es un sueño para cualquier equipo de TI, ya que ofrece la misma experiencia a todos los usuarios y es muy fácil de mantener. Gracias a esto, no tenemos que cambiar la forma en que trabajamos a medida que crecemos: HelloSign y Dropbox Business crecerán con nosotros".
Comenzamos con solo un caso práctico en el equipo de RR. HH. y ahora toda la empresa usa la herramienta. Es más, Daniel cree que todavía pueden ampliar más el uso de HelloSign en el futuro.
Para otros equipos de TI que buscan simplificar sus flujos de trabajo y potenciar la colaboración entre los equipos remotos, Daniel ofrece los siguientes consejos:
"Las personas trabajarán contigo si les prestas atención y les ofreces soluciones sencillas que les faciliten el trabajo. HelloSign y Dropbox Business son muy útiles para conseguir este objetivo".
"Queremos que todos los miembros de la empresa utilicen HelloSign en el futuro, especialmente los equipos que todavía trabajan con documentos en papel, como el departamento jurídico, por ejemplo. Este cambio del proceso de firma física a uno de firma electrónica basado en la nube no solo mejorará la seguridad para el equipo de TI, sino que también acelerará los flujos de trabajo y reducirá la cantidad de tiempo que los empleados dedican a tareas administrativas".
HelloSign es la forma más sencilla de enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas legalmente vinculantes en el ámbito empresarial. Nuestra solución de firma electrónica, que G2 ha considerado durante dos años seguidos como la número uno en facilidad de uso, puede hacer que tus flujos de trabajo más importantes sean rápidos, fáciles y seguros. Regístrate para obtener una prueba gratuita hoy mismo y empezar a digitalizar tu empresa.
