kohlpharma acelera los flujos de trabajo basados en firmas

Imagen principal; caja con un diseño elegante y varias pastillas

kohlpharma acelera los flujos de trabajo basados en firmas

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Un análisis más exhaustivo de

kohlpharma

El reto
La oportunidad

La mayoría de los medicamentos los fabrican empresas internacionales que, por lo general, eligen un sitio de producción central en la UE. Entre los motivos de esta estrategia, se incluyen los escasos requisitos fiscales y unos salarios más competitivos. Luego, los medicamentos se ponen en circulación en toda la UE en las condiciones de mercado típicas de cada Estado miembro y, generalmente, a un precio más económico que en Alemania. kohlpharma aprovecha los costes más bajos de otros países de la UE para ofrecer elaboraciones originales en el mercado alemán a precios atractivos. Después, estos medicamentos originales se vuelven a etiquetar o empaquetar de acuerdo con los requisitos alemanes. Los ahorros resultantes ocasionan menos tensiones en el sistema sanitario, lo que beneficia a los médicos, los farmacéuticos y, lo que es más importante, a los pacientes.

Dado que kohlpharma utiliza el exceso de existencias para su suministro, satisfacer la demanda de manera fiable supone un desafío clave. La disponibilidad de los productos y los posibles problemas de suministro pueden variar por razones que están fuera del control de la empresa. Un desafío particular por lo que respecta a la logística es el de transportar con garantía de calidad los medicamentos refrigerados, como la insulina o las vacunas, que deben almacenarse a una temperatura constante de entre 2 y 8 °C a lo largo de toda la cadena de suministro. Por lo tanto, es aún más importante que todo el proceso, desde la compra hasta el suministro, se coordine de la mejor manera posible. Y es por eso por lo que kohlpharma confía cada vez más en el potencial de la digitalización.

Para que un medicamento pueda ponerse en circulación tras su compra, es necesario rellenar y firmar multitud de documentos. Como fabricante de productos farmacéuticos, kohlpharma sigue la normativa de correcta fabricación o GMP (Good Manufacturing Practices), lo que implica la gestión de una extensa documentación escrita para todos los procesos y pedidos de fabricación completados. La correspondencia, incluida la realización de pedidos y la formalización de contratos, se había llevado a cabo hasta ahora mediante procesos analógicos (impresión, firma, escaneo y envío por correo electrónico), lo que requería una gran inversión de tiempo. Tal y como afirma Johannes Reinert, a veces, el procesamiento de los documentos, particularmente en el caso de aquellos que son relevantes para la GMP, se alarga y se complica bastante. Por ello, buscaron una solución que pudiera acelerar estas operaciones. Necesitaban algo único, digital y simplificado que pudieran usar con todos sus proveedores de procesamiento de datos electrónicos y socios de servicio."

"Muchos de nuestros usuarios ahora trabajan desde casa, lo cual supone una nueva experiencia tanto para nuestros empleados que teletrabajan como para aquellos que procesan los datos de forma electrónica. Estamos encantados de haber elegido HelloSign, ya que me ayuda a facilitarles el trabajo tanto a los empleados que trabajan desde casa como los que lo hacen desde la oficina".

Johannes Reinert, miembro de la Junta y director de EDP, gestión de instalaciones, logística y producción
La solución

kohlpharma primero intentó desarrollar una solución interna, que no solo se basaría en las firmas electrónicas, sino que también asignaría los flujos de trabajo relacionados. Sin embargo, la evolución de las prioridades provocó retrasos en la finalización de esta solución, por lo que la empresa decidió invertir en la gestión de firmas electrónicas. HelloSign demostró ser la mejor solución debido a su transparencia, simplicidad, disponibilidad directa y estructura contractual. Dado el éxito de la solución solo en la nube de HelloSign y la API de firma electrónica, la empresa rápidamente tomó la decisión de realizar una prueba exhaustiva.

"Me di cuenta de que HelloSign era la solución que más nos convenía. Hicimos una pequeña prueba para empezar y rápidamente vimos los beneficios de la solución; nos sirvió para resolver todos los problemas que ya teníamos y los que surgieron durante la prueba". Johannes Reinert

LOS RESULTADOS

Muy fácil y rápida de usar

La interfaz de usuario de HelloSign es intuitiva. La orientación paso a paso para los contratos y formularios garantiza que se completen todos los campos relevantes y que se inserten todas las firmas requeridas. HelloSign se puede integrar en cualquier entorno, incluso con personalización de marca individual. Esto ayudó inmediatamente a kohlpharma a adoptar sin problemas el teletrabajo. Todo el proceso duraba menos de una hora, desde el pedido verbal hasta la implementación del software.

"Tenía lista la solución ideal para los flujos de trabajo de firma, lo que significaba que podíamos permitir y fomentar el teletrabajo para nuestros equipos. Esta solución nos ofreció la posibilidad de mejorar los procesos empresariales y proporcionar un mayor grado de libertad en cuanto a la ubicación de trabajo". Johannes Reinert

De lo analógico a lo digital: un futuro sin papel

Ahora que las pruebas iniciales han superado todas las expectativas, kohlpharma ya está planificando la siguiente fase para acelerar los procesos empresariales y mejorar las condiciones de trabajo con HelloSign.

Aumento de la transparencia interna

El plan para el futuro es digitalizar completamente los flujos de trabajo internos de los documentos, así como también la confirmación de la formación interna obligatoria. Esto aumentará en gran medida la transparencia y eliminará la necesidad de digitalizar posteriormente los documentos correspondientes. En el caso de los documentos que necesiten firmas de varias partes, la firma electrónica simplifica el proceso tanto para los editores como para los firmantes.

Próximamente

Mejora de la colaboración externa

También se digitalizarán el seguimiento de los cambios y la firma de los contratos de los proveedores. Mediante este proceso, las estructuras contractuales y los acuerdos con los proveedores se beneficiarán de la unificación de plantillas. Los documentos para los clientes empresariales firmados por kohlpharma podrían editarse exclusivamente con HelloSign en el futuro.

Garantía de calidad: aceleración permanente de los procesos

Para los SOP (procedimientos operativos estándar) en los que los procesos de producción estén estrictamente regulados, por ejemplo, el control de calidad y el sistema de calidad EDP, las firmas manuales se reemplazarán por su equivalente digital. Ahora, con la automatización de sus almacenes y la supervisión fluida de la cadena de suministro a distancia, kohlpharma ya es pionera en las áreas de digitalización y automatización en la industria farmacéutica alemana. Planean eliminar todos los procesos de aprobación en papel posibles en un futuro próximo. Todavía queda camino por recorrer, pero con HelloSign han alcanzado un hito importante. Con el tiempo, los formularios se pueden convertir en documentos de HelloSign, lo que reducirá el mantenimiento de registros físicos.

"De cara al futuro, me gustaría que el control de calidad, por ejemplo, cambiara a formularios digitales, que son mucho más fáciles de usar y se pueden gestionar de manera más efectiva. Cualquier actualización que se requiera legalmente se puede realizar en el menor tiempo posible y en todos los documentos relevantes, sin tener que destruir montones de formularios. Todo se firma y completa con componentes de HelloSign integrados a la perfección. Por lo tanto, nuevamente nos beneficiamos en términos de transparencia: se puede realizar un seguimiento de los detalles de todos los procesos", afirma Johannes Reinert.

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Procesamiento de aprobaciones sin papel y una colaboración más dinámica con proveedores y clientes gracias a HelloSign API

Imagen principal; caja con un diseño elegante y varias pastillas

Procesamiento de aprobaciones sin papel y una colaboración más dinámica con proveedores y clientes gracias a HelloSign API

Triángulo con rayas cruzadasTriángulo con rayas cruzadas

Reto

La mayoría de los medicamentos los fabrican empresas internacionales que, por lo general, eligen un sitio de producción central en la UE. Entre los motivos de esta estrategia, se incluyen los escasos requisitos fiscales y unos salarios más competitivos. Luego, los medicamentos se ponen en circulación en toda la UE en las condiciones de mercado típicas de cada Estado miembro y, generalmente, a un precio más económico que en Alemania. kohlpharma aprovecha los costes más bajos de otros países de la UE para ofrecer elaboraciones originales en el mercado alemán a precios atractivos. Después, estos medicamentos originales se vuelven a etiquetar o empaquetar de acuerdo con los requisitos alemanes. Los ahorros resultantes ocasionan menos tensiones en el sistema sanitario, lo que beneficia a los médicos, los farmacéuticos y, lo que es más importante, a los pacientes.

Dado que kohlpharma utiliza el exceso de existencias para su suministro, satisfacer la demanda de manera fiable supone un desafío clave. La disponibilidad de los productos y los posibles problemas de suministro pueden variar por razones que están fuera del control de la empresa. Un desafío particular por lo que respecta a la logística es el de transportar con garantía de calidad los medicamentos refrigerados, como la insulina o las vacunas, que deben almacenarse a una temperatura constante de entre 2 y 8 °C a lo largo de toda la cadena de suministro. Por lo tanto, es aún más importante que todo el proceso, desde la compra hasta el suministro, se coordine de la mejor manera posible. Y es por eso por lo que kohlpharma confía cada vez más en el potencial de la digitalización.

Para que un medicamento pueda ponerse en circulación tras su compra, es necesario rellenar y firmar multitud de documentos. Como fabricante de productos farmacéuticos, kohlpharma sigue la normativa de correcta fabricación o GMP (Good Manufacturing Practices), lo que implica la gestión de una extensa documentación escrita para todos los procesos y pedidos de fabricación completados. La correspondencia, incluida la realización de pedidos y la formalización de contratos, se había llevado a cabo hasta ahora mediante procesos analógicos (impresión, firma, escaneo y envío por correo electrónico), lo que requería una gran inversión de tiempo. Tal y como afirma Johannes Reinert, a veces, el procesamiento de los documentos, particularmente en el caso de aquellos que son relevantes para la GMP, se alarga y se complica bastante. Por ello, buscaron una solución que pudiera acelerar estas operaciones. Necesitaban algo único, digital y simplificado que pudieran usar con todos sus proveedores de procesamiento de datos electrónicos y socios de servicio."

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Fácil

  • de explicar
  • de entender y usar
  • de administrar

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Rápido

  • la firma de documentos es más rápida
  • los tiempos de respuesta son más cortos
  • el flujo de trabajo de firma es más transparente

"Muchos de nuestros usuarios ahora trabajan desde casa, lo cual supone una nueva experiencia tanto para nuestros empleados que teletrabajan como para aquellos que procesan los datos de forma electrónica. Estamos encantados de haber elegido HelloSign, ya que me ayuda a facilitarles el trabajo tanto a los empleados que trabajan desde casa como los que lo hacen desde la oficina".

Johannes Reinert, miembro de la Junta y director de EDP, gestión de instalaciones, logística y producción

Solución

kohlpharma primero intentó desarrollar una solución interna, que no solo se basaría en las firmas electrónicas, sino que también asignaría los flujos de trabajo relacionados. Sin embargo, la evolución de las prioridades provocó retrasos en la finalización de esta solución, por lo que la empresa decidió invertir en la gestión de firmas electrónicas. HelloSign demostró ser la mejor solución debido a su transparencia, simplicidad, disponibilidad directa y estructura contractual. Dado el éxito de la solución solo en la nube de HelloSign y la API de firma electrónica, la empresa rápidamente tomó la decisión de realizar una prueba exhaustiva.

"Me di cuenta de que HelloSign era la solución que más nos convenía. Hicimos una pequeña prueba para empezar y rápidamente vimos los beneficios de la solución; nos sirvió para resolver todos los problemas que ya teníamos y los que surgieron durante la prueba". Johannes Reinert

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GIF en el que se muestra el flujo de trabajo de Pigeon Loans con la integración de la API de HelloSign

Ventajas

Muy fácil y rápida de usar

La interfaz de usuario de HelloSign es intuitiva. La orientación paso a paso para los contratos y formularios garantiza que se completen todos los campos relevantes y que se inserten todas las firmas requeridas. HelloSign se puede integrar en cualquier entorno, incluso con personalización de marca individual. Esto ayudó inmediatamente a kohlpharma a adoptar sin problemas el teletrabajo. Todo el proceso duraba menos de una hora, desde el pedido verbal hasta la implementación del software.

"Tenía lista la solución ideal para los flujos de trabajo de firma, lo que significaba que podíamos permitir y fomentar el teletrabajo para nuestros equipos. Esta solución nos ofreció la posibilidad de mejorar los procesos empresariales y proporcionar un mayor grado de libertad en cuanto a la ubicación de trabajo". Johannes Reinert

De lo analógico a lo digital: un futuro sin papel

Ahora que las pruebas iniciales han superado todas las expectativas, kohlpharma ya está planificando la siguiente fase para acelerar los procesos empresariales y mejorar las condiciones de trabajo con HelloSign.

Aumento de la transparencia interna

El plan para el futuro es digitalizar completamente los flujos de trabajo internos de los documentos, así como también la confirmación de la formación interna obligatoria. Esto aumentará en gran medida la transparencia y eliminará la necesidad de digitalizar posteriormente los documentos correspondientes. En el caso de los documentos que necesiten firmas de varias partes, la firma electrónica simplifica el proceso tanto para los editores como para los firmantes.

Triángulo con rayas cruzadasIcono de gráfico

40 años después de su fundación, kohlpharma es uno de los mayores importadores alemanes de medicamentos protegidos por patente y de venta con receta de Europa y el líder indiscutible del mercado de Alemania. Su fundador, Edwin Kohl, se ha centrado desde el principio en la fijación de precios competitivos esenciales en beneficio de los consumidores, con lo que el sistema sanitario se ahorra cientos de millones de euros cada año.

Triángulo con rayas cruzadasIcono de ubicación

Año de fundación: 1979
Sede: Merzig, 2019
Facturación anual: 600 millones de euros
Empleados: más de 700 personas

Mejora de la colaboración externa

También se digitalizarán el seguimiento de los cambios y la firma de los contratos de los proveedores. Mediante este proceso, las estructuras contractuales y los acuerdos con los proveedores se beneficiarán de la unificación de plantillas. Los documentos para los clientes empresariales firmados por kohlpharma podrían editarse exclusivamente con HelloSign en el futuro.

Garantía de calidad: aceleración permanente de los procesos

Para los SOP (procedimientos operativos estándar) en los que los procesos de producción estén estrictamente regulados, por ejemplo, el control de calidad y el sistema de calidad EDP, las firmas manuales se reemplazarán por su equivalente digital. Ahora, con la automatización de sus almacenes y la supervisión fluida de la cadena de suministro a distancia, kohlpharma ya es pionera en las áreas de digitalización y automatización en la industria farmacéutica alemana. Planean eliminar todos los procesos de aprobación en papel posibles en un futuro próximo. Todavía queda camino por recorrer, pero con HelloSign han alcanzado un hito importante. Con el tiempo, los formularios se pueden convertir en documentos de HelloSign, lo que reducirá el mantenimiento de registros físicos.

"De cara al futuro, me gustaría que el control de calidad, por ejemplo, cambiara a formularios digitales, que son mucho más fáciles de usar y se pueden gestionar de manera más efectiva. Cualquier actualización que se requiera legalmente se puede realizar en el menor tiempo posible y en todos los documentos relevantes, sin tener que destruir montones de formularios. Todo se firma y completa con componentes de HelloSign integrados a la perfección. Por lo tanto, nuevamente nos beneficiamos en términos de transparencia: se puede realizar un seguimiento de los detalles de todos los procesos", afirma Johannes Reinert.

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