ISCA se ahorra más de 10 000 páginas al mes con HelloSign

ISCA (Institute of Singapore Chartered Accountants) es el organismo nacional de contabilidad de Singapur que ofrece programas de formación a empresas y profesionales contables, ayuda a sus miembros a digitalizarse y colabora con organismos gubernamentales y ministros en asuntos presupuestarios.

Imagen de compañeros y compañeras trabajando juntos con una misma tablet en un entorno de oficina.
631343375

Cómo ISCA utiliza HelloSign

Imagen de un hombre y una mujer trabajando juntos con un ordenador portátil.
Imagen de un grupo de cuatro compañeros trabajando juntos en una mesa con un portátil y una tablet.
Cuatro imágenes en miniatura en las que se muestran formularios de contabilidad comunes.
Imagen en la que se muestra la interfaz de HelloSign en el momento en que alguien dibuja su firma.
Imagen en la que se muestra la interfaz de HelloSign cuando el usuario llega a la página de inicio.
01

El papel ya no era una opción

La pandemia y el cambio a un modelo híbrido de trabajo desde casa hicieron que la firma de documentos en papel fuera un proceso lento e inviable.

02

Firma digitalizada más rápida

Al digitalizar sus documentos y procesos de firma, ISCA podría firmar desde cualquier lugar y más rápido que antes de la pandemia.

03

ISCA aumenta su productividad

HelloSign aumentó la velocidad de las firmas y los procesos de ISCA tanto para los contratos externos como para las aprobaciones internas.

Un análisis más exhaustivo de

ISCA

El reto
La oportunidad

Contabilidad para entornos remotos

Lo sucedido en 2020 modificó la forma en la que tantas empresas de todo el mundo funcionaban. Y uno de los mayores cambios fue la manera de firmar documentos importantes. Antes de la pandemia, la aceptación de las firmas electrónicas no era una prioridad porque el sistema en papel existente todavía no hacía aguas. Pero la COVID-19 supuso una traba para los métodos de firma manuscrita de las empresas de todo el mundo. Algo tenía que cambiar.


Para los más de 100 empleados de ISCA que prestan servicio a más de 32 000 miembros de la organización, la gestión eficaz de miles de documentos es fundamental para sus operaciones diarias; entre estos documentos, se incluyen las solicitudes de formación interna, las aprobaciones y firmas de miembros de la junta directiva, así como a los contratos de proveedores externos. Y, con las nuevas formas de trabajo a distancia, ISCA preveía que las cosas podían complicarse si no actuaban rápidamente. "Nos dimos cuenta de que todos nuestros formularios de solicitud y memorandos no podrían completarse porque ya no estábamos en el mismo edificio. No podíamos subir a otra planta y pedir una firma. Teníamos que encontrar una solución, porque si no cumplíamos los plazos de los contratos, tanto nosotros como nuestros miembros tendríamos un gran problema", dice Edmund Liu, responsable de gestión y tecnología de InfoComm & en ISCA.


Así que recurrieron a HelloSign para poder digitalizar sus procesos de firma con tecnología de firma electrónica.

"He utilizado varias soluciones de firma electrónica costosas de primera categoría, pero HelloSign era diferente a las demás. Es la más sencilla y tiene la mejor experiencia de usuario; además, consigue el mismo rendimiento que esas otras soluciones caras".

Edmund Liu, responsable de tecnología y gestión de InfoComm, ISCA
Imagen de ocho compañeros de trabajo en un entorno de oficina informal.
La solución

Proceso de firma más rápido y en menos páginas

ISCA implementó inmediatamente HelloSign para acelerar y gestionar las aprobaciones internas. Cuando los proyectos implican la participación de la alta dirección, suelen requerir varias firmas de diferentes jefes de departamento, miembros del consejo o de la junta directiva. Pero con documentos en papel, esta cadena de firma corría el riesgo de fragmentarse si se perdía un documento o surgía un cuello de botella en el proceso de firma.


Para añadir complejidad al asunto, los documentos de ISCA deben aprobarlos las partes interesadas en un orden determinado. Y, si alguna de estas aprobaciones se produce fuera de orden, es necesario reiniciar todo el proceso de firma.


Sin embargo, con la lógica integrada de HelloSign, los contratos correctos siempre llegan a las personas adecuadas en el momento adecuado.

"Lo que más me gusta de HelloSign es la función de firma por orden. Podemos solicitar que dos personas firmen al mismo tiempo o pedir que los documentos se firmen en un orden específico. HelloSign se encarga de toda la lógica, el envío y los plazos. Además, podemos ver quién no ha firmado todavía o dónde está atascado un documento y enviar un recordatorio a esa persona".


HelloSign también ha mejorado enormemente la productividad de ISCA. Al administrar grandes volúmenes de contratos detallados en papel, el control de versiones y errores puede ser costoso. Hasta el más mínimo error puede conllevar una reimpresión de entre 20 y 30 páginas, con la consiguiente pérdida de tiempo y papel.


Los empleados de ISCA ahora comparten y firman los documentos digitalmente; de esa manera, cuando se produce un error, pueden solucionarlo y reenviar el documento sin imprimir una sola página. Además, como ISCA puede adjuntar documentos como un solo archivo, los destinatarios ya no tienen que firmar página por página; solo hace falta una firma para todo el documento, lo que acelera aún más el proceso. "Tener que reimprimir y enviar documentos manualmente es un problema. Debido a que firmamos y refirmamos digitalmente con HelloSign, podemos subir todo el documento de nuevo y reenviarlo todo como copia digital. Es muy fácil", dice Edmund.


Esto era solo la punta del iceberg de las firmas. Cuando se trata de adquisiciones, el proceso exige las copias originales. Pero a veces las copias en papel se pierden o se dañan. Si esto sucede, se necesita una copia de seguridad, lo que requiere una verificación y aprobación prolongadas por parte del equipo financiero. Pero, como explica Edmund, con HelloSign, una vez firmado un documento, todos los que lo han firmado obtienen automáticamente su propia copia original. Y como es digital, no puede perderse ni dañarse. Esto ha facilitado mucho las cosas para todos, ya que permite encontrar los documentos originales mediante HelloSign.


ISCA también ahorra tiempo de administración y archivado de información agrupando sus documentos. "Una de mis funciones favoritas de HelloSign es la de poder adjuntar muchos archivos de diferentes formatos y tamaños. La función de arrastrar y soltar es muy fácil de usar. También puedo adjuntar documentos anteriores de HelloSign que ya se han firmado, por lo que puedo compartir toda la información relevante en un solo paquete", dice Edmund.

LOS RESULTADOS

Eliminación del coste de impresión de 10 000 hojas al mes

La sustitución de la firma en papel por la firma electrónica ha reducido el uso de papel de ISCA 10 000 páginas al mes, lo que resulta muy ecológico. Y lo que es aún mejor: ha reducido los gastos en papel más de un 10 %, lo que supone un ahorro de más de 300 USD al mes.


Aumento de la productividad de las firmas

Junto con el ahorro de costes, se produjo un gran aumento de la productividad. Como la lógica integrada de HelloSign gestiona ahora múltiples solicitudes de firma en un orden específico, los equipos de ISCA ya no pierden tiempo gestionando y siguiendo el proceso de firma. "La productividad ha aumentado enormemente. Se ahorra tiempo y el trabajo se realiza más rápido. Todo el mundo empezó a utilizar HelloSign sin mirar atrás", dice Edmund.

Próximamente

¿Cuáles son los siguientes pasos de ISCA?

HelloSign es ahora la plataforma establecida de ISCA para la firma de documentos y la usan más de 17 equipos diferentes. De hecho, están tan impresionados que están valorándolo como método de firma preferido para todos los documentos internos y externos. "Como HelloSign ha experimentado una amplia adopción en ISCA, ahora estamos considerando la posibilidad de usarlo como plataforma clave para todas las tareas relacionadas con la firma", dice Edmund.


¿Te interesaría obtener resultados como los de ISCA?

HelloSign es la forma más sencilla de enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas legalmente vinculantes en el ámbito empresarial. Nuestra solución de firma electrónica, que G2 ha considerado durante dos años seguidos como la número uno en facilidad de uso, puede hacer que tus flujos de trabajo más importantes sean rápidos, fáciles y seguros. Regístrate para obtener una prueba gratuita hoy mismo y empezar a digitalizar tu empresa.

Descargar el caso práctico
ISCA utiliza HelloSign para ahorrar papel y simplificar sus flujos de trabajo
ISCA utiliza HelloSign para ahorrar papel y simplificar sus flujos de trabajo
Imagen de una mujer sentada en una cafetería usando una tableta.
¿Cómo usarás HelloSign?
Contacto
Icono flecha derecha

ISCA se ahorra más de 10 000 páginas al mes con HelloSign

Al digitalizar sus documentos y procesos de firma, ISCA puede firmar desde más rápido que antes de la pandemia.

Imagen de compañeros y compañeras trabajando juntos con una misma tablet en un entorno de oficina.

Al digitalizar sus documentos y procesos de firma, ISCA puede firmar desde más rápido que antes de la pandemia.

Triángulo con rayas cruzadasTriángulo con rayas cruzadas

Reto

Contabilidad para entornos remotos

Lo sucedido en 2020 modificó la forma en la que tantas empresas de todo el mundo funcionaban. Y uno de los mayores cambios fue la manera de firmar documentos importantes. Antes de la pandemia, la aceptación de las firmas electrónicas no era una prioridad porque el sistema en papel existente todavía no hacía aguas. Pero la COVID-19 supuso una traba para los métodos de firma manuscrita de las empresas de todo el mundo. Algo tenía que cambiar.


Para los más de 100 empleados de ISCA que prestan servicio a más de 32 000 miembros de la organización, la gestión eficaz de miles de documentos es fundamental para sus operaciones diarias; entre estos documentos, se incluyen las solicitudes de formación interna, las aprobaciones y firmas de miembros de la junta directiva, así como a los contratos de proveedores externos. Y, con las nuevas formas de trabajo a distancia, ISCA preveía que las cosas podían complicarse si no actuaban rápidamente. "Nos dimos cuenta de que todos nuestros formularios de solicitud y memorandos no podrían completarse porque ya no estábamos en el mismo edificio. No podíamos subir a otra planta y pedir una firma. Teníamos que encontrar una solución, porque si no cumplíamos los plazos de los contratos, tanto nosotros como nuestros miembros tendríamos un gran problema", dice Edmund Liu, responsable de gestión y tecnología de InfoComm & en ISCA.


Así que recurrieron a HelloSign para poder digitalizar sus procesos de firma con tecnología de firma electrónica.

Triángulo con rayas cruzadasIcono de bandera

Fácil

  • de explicar
  • de entender y usar
  • de administrar
Año de fundación: 1963

Con sede en Singapur

Triángulo con rayas cruzadasIcono de casa

Rápido

  • la firma de documentos es más rápida
  • los tiempos de respuesta son más cortos
  • el flujo de trabajo de firma es más transparente
Miembros activos de ISCA: más de 32 000

Solicitudes de firma al mes mediante HelloSign API: más de 10 000

Solución

Proceso de firma más rápido y en menos páginas

ISCA implementó inmediatamente HelloSign para acelerar y gestionar las aprobaciones internas. Cuando los proyectos implican la participación de la alta dirección, suelen requerir varias firmas de diferentes jefes de departamento, miembros del consejo o de la junta directiva. Pero con documentos en papel, esta cadena de firma corría el riesgo de fragmentarse si se perdía un documento o surgía un cuello de botella en el proceso de firma.


Para añadir complejidad al asunto, los documentos de ISCA deben aprobarlos las partes interesadas en un orden determinado. Y, si alguna de estas aprobaciones se produce fuera de orden, es necesario reiniciar todo el proceso de firma.


Sin embargo, con la lógica integrada de HelloSign, los contratos correctos siempre llegan a las personas adecuadas en el momento adecuado.

"Lo que más me gusta de HelloSign es la función de firma por orden. Podemos solicitar que dos personas firmen al mismo tiempo o pedir que los documentos se firmen en un orden específico. HelloSign se encarga de toda la lógica, el envío y los plazos. Además, podemos ver quién no ha firmado todavía o dónde está atascado un documento y enviar un recordatorio a esa persona".


HelloSign también ha mejorado enormemente la productividad de ISCA. Al administrar grandes volúmenes de contratos detallados en papel, el control de versiones y errores puede ser costoso. Hasta el más mínimo error puede conllevar una reimpresión de entre 20 y 30 páginas, con la consiguiente pérdida de tiempo y papel.


Los empleados de ISCA ahora comparten y firman los documentos digitalmente; de esa manera, cuando se produce un error, pueden solucionarlo y reenviar el documento sin imprimir una sola página. Además, como ISCA puede adjuntar documentos como un solo archivo, los destinatarios ya no tienen que firmar página por página; solo hace falta una firma para todo el documento, lo que acelera aún más el proceso. "Tener que reimprimir y enviar documentos manualmente es un problema. Debido a que firmamos y refirmamos digitalmente con HelloSign, podemos subir todo el documento de nuevo y reenviarlo todo como copia digital. Es muy fácil", dice Edmund.


Esto era solo la punta del iceberg de las firmas. Cuando se trata de adquisiciones, el proceso exige las copias originales. Pero a veces las copias en papel se pierden o se dañan. Si esto sucede, se necesita una copia de seguridad, lo que requiere una verificación y aprobación prolongadas por parte del equipo financiero. Pero, como explica Edmund, con HelloSign, una vez firmado un documento, todos los que lo han firmado obtienen automáticamente su propia copia original. Y como es digital, no puede perderse ni dañarse. Esto ha facilitado mucho las cosas para todos, ya que permite encontrar los documentos originales mediante HelloSign.


ISCA también ahorra tiempo de administración y archivado de información agrupando sus documentos. "Una de mis funciones favoritas de HelloSign es la de poder adjuntar muchos archivos de diferentes formatos y tamaños. La función de arrastrar y soltar es muy fácil de usar. También puedo adjuntar documentos anteriores de HelloSign que ya se han firmado, por lo que puedo compartir toda la información relevante en un solo paquete", dice Edmund.

Triángulo con rayas cruzadasTriángulo con rayas cruzadas
GIF en el que se muestra el flujo de trabajo de Pigeon Loans con la integración de la API de HelloSign

Ventajas

Eliminación del coste de impresión de 10 000 hojas al mes

La sustitución de la firma en papel por la firma electrónica ha reducido el uso de papel de ISCA 10 000 páginas al mes, lo que resulta muy ecológico. Y lo que es aún mejor: ha reducido los gastos en papel más de un 10 %, lo que supone un ahorro de más de 300 USD al mes.


Aumento de la productividad de las firmas

Junto con el ahorro de costes, se produjo un gran aumento de la productividad. Como la lógica integrada de HelloSign gestiona ahora múltiples solicitudes de firma en un orden específico, los equipos de ISCA ya no pierden tiempo gestionando y siguiendo el proceso de firma. "La productividad ha aumentado enormemente. Se ahorra tiempo y el trabajo se realiza más rápido. Todo el mundo empezó a utilizar HelloSign sin mirar atrás", dice Edmund.

Triángulo con rayas cruzadasIcono de cara sonriente

10 000

Hojas de papel ahorradas al mes

Triángulo con rayas cruzadasIcono de firma

10 %

Reducción de los gastos en papel

¿Cuáles son los siguientes pasos de ISCA?

HelloSign es ahora la plataforma establecida de ISCA para la firma de documentos y la usan más de 17 equipos diferentes. De hecho, están tan impresionados que están valorándolo como método de firma preferido para todos los documentos internos y externos. "Como HelloSign ha experimentado una amplia adopción en ISCA, ahora estamos considerando la posibilidad de usarlo como plataforma clave para todas las tareas relacionadas con la firma", dice Edmund.


¿Te interesaría obtener resultados como los de ISCA?

HelloSign es la forma más sencilla de enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas legalmente vinculantes en el ámbito empresarial. Nuestra solución de firma electrónica, que G2 ha considerado durante dos años seguidos como la número uno en facilidad de uso, puede hacer que tus flujos de trabajo más importantes sean rápidos, fáciles y seguros. Regístrate para obtener una prueba gratuita hoy mismo y empezar a digitalizar tu empresa.

ISCA utiliza HelloSign para ahorrar papel y simplificar sus flujos de trabajo