Cómo HelloSign ayudó a los clientes de Flow Healthcare a ahorrar 600 USD por empleado

Flow Healthcare es un software de gestión clínica y administrativa integral para los equipos de atención médica. Sus productos agilizan los flujos de trabajo y reducen los costes de incorporación, gestión, formación e interacción.

Imagen de dos médicos uno al lado del otro mirando una tablet

Cómo Flow utiliza HelloSign

Cuatro imágenes en miniatura en las que se muestran formularios comunes de incorporación a un empleo en los Estados Unidos, como el W-9, el consentimiento de verificación del historial y el I-9.
Imagen en la que se muestra una trabajadora sanitaria interactuando con una tableta y una imagen del producto en la que se muestra la interfaz de HelloSign en el momento en que alguien dibuja su firma.
Imagen en la que se muestra una trabajadora sanitaria interactuando con un ordenador y una imagen del producto en la que se muestra la interfaz de HelloSign en el momento en que alguien prepara unos campos en la plantilla de un documento.
Cuatro imágenes en miniatura en las que se muestran formularios comunes de incorporación a un empleo en los Estados Unidos, como el W-9, el consentimiento de verificación del historial y el I-9.
Imagen en la que se muestra la interfaz de HelloSign en el momento en que alguien dibuja su firma.
Imagen en la que se muestra la interfaz de HelloSign en el momento en que alguien prepara unos campos en la plantilla de un documento.
01

La epidemia de papeles del sector sanitario

Según los clientes de Flow, contratar a proveedores de atención médica y enviarlos a trabajar a hospitales requería horas de verificación de su historial y documentación duplicada.

02

Una firma simplificada y digitalizada

La digitalización del proceso de cumplimentación y firma de los formularios aceleró el tiempo de entrega a la hora de completar consentimientos importantes y comprobaciones de historial.

03

Cumplimentación automática de los datos

Mediante la creación de plantillas y el rellenado automático de la información en los documentos duplicados con HelloSign API, Flow redujo la carga administrativa de los proveedores de servicios sanitarios y consiguió que se incorporaran a los hospitales con mayor rapidez.

Un análisis más exhaustivo de

Flow

El reto
La oportunidad

La incorporación de profesionales sanitarios es compleja

La incorporación de nuevos empleados en el sector sanitario no solo requiere los archivos habituales de Recursos Humanos, como los de beneficios y seguros, sino también archivos clínicos que contienen información importante, como las licencias médicas, la experiencia clínica, la formación continua, la supervisión y las posibles negligencias. Además de las verificaciones del historial estatales y locales habituales de la empresa, se requiere otra ronda de verificaciones del historial médico adicionales.


Pero la complejidad no termina aquí. Según el cliente de Flow Beam Healthcare, proveedor de servicios de atención médica para hospitales remotos y servicios de telemedicina online, la contratación de profesionales sanitarios requería completar varias veces formularios en papel duplicados. "Cuando Beam contrataba a un proveedor, este tenía que completar una solicitud para la empresa y llevar a cabo todas las verificaciones de historial y referencias correspondientes. Pero, luego, para que este mismo empleado trabajara en tres o cinco centros de atención médica diferentes, tenía que rellenar las solicitudes para nuevos empleados específicas del centro y volver a pasar por varias verificaciones. Es fácil imaginarse la cantidad de papeleo que debían gestionar el proveedor y el personal administrativo para realizar todos estos trámites. Este proceso arcaico es un punto de frustración para los médicos y, a veces, evita obtener credenciales o privilegios en varios centros. Si queremos mejorar el acceso a la atención médica, debemos centrarnos en los procesos y no solo en conseguir más proveedores", dice Sarjoo Patel, director ejecutivo de Flow. Y, si el hospital en cuestión formaba parte de una gran institución con clínicas en diferentes lugares, las cosas se complicaban aún más y ese proveedor tenía que completar la misma documentación y someterse a las mismas verificaciones de historial para cada una de esas clínicas también.


En todo el proceso de incorporación, se solicitaba a los profesionales sanitarios que rellenaran minuciosamente la misma información una y otra vez, lo que requería invertir un tiempo que podría haberse aprovechado para tratar a los pacientes. Llegó un momento en el que Flow decidió recurrir a HelloSign para simplificar los trámites relativos a la atención médica.

"Con Flow, conseguimos recortar 600 dólares por empleado y reducir el tiempo que Beam Healthcare empleaba en tareas administrativas un 50 %. Y mucho de esto tiene que ver con HelloSign y con la automatización que la solución permitió para muchos documentos".

Sarjoo Patel, director ejecutivo de Flow Healthcare
La solución

Formularios rápidos, digitales y sin duplicados

Para reducir la cantidad de formularios duplicados que los proveedores deben completar cuando trabajan en otros hospitales, Flow implementó plantillas automatizadas con HelloSign API. "Una vez contratado el personal sanitario, la verdadera propuesta de valor de Flow y HelloSign para nuestros clientes del sector sanitario es que eliminamos la redundancia de los documentos que hay que rellenar. En Flow se crean plantillas de los formularios de solicitud en papel que necesitan los hospitales. Así, cuando un hospital los solicita, se rellenan automáticamente mediante la integración de HelloSign API, que está conectada a nuestra base de datos. El proveedor solo tiene que leer el documento y firmarlo. Tras su incorporación, no tienen que rellenar manualmente ningún otro documento", explica Sarjoo.


Pero no todos los procedimientos médicos son iguales, y eso significa que las plantillas de Flow necesitaban ofrecer flexibilidad. "Nuestra suscripción a HelloSign permite que los clientes de Flow personalicen el contenido. Los [usuarios de Flow] pueden subir sus propios documentos PDF y añadir los campos de datos específicos que necesiten. Así, los clientes tienen la posibilidad de personalizar algunos de los documentos más sencillos", dice Chance Hammacher, desarrollador de pila completa en Flow.


Flow se aseguró de que toda la experiencia de los documentos, además rápida y fácil de usar, fuera fluida para sus clientes. "Nos encantó la función de formularios integrada que ofrece HelloSign. Nos permite mantener a todos nuestros usuarios en un solo sistema sin que se vea comprometida la seguridad", continúa Chance. "Optamos por la [etiqueta blanca de HelloSign] para ofrecerles a nuestros clientes una experiencia más personalizada durante el uso de las firmas electrónicas."


Para simplificar aún más el papeleo médico, Flow también recurrió a HelloWorks a fin de automatizar esas verificaciones de referencias que tanto tiempo requerían. "Principalmente, usamos HelloWorks para comprobar referencias. En el caso de las comprobaciones de referencias profesionales, las enviamos por correo electrónico o por mensaje con un texto similar al siguiente: "¿Puedes rellenar esta referencia profesional para este proveedor? Esta persona solicita ocupar este puesto", dice Sarjoo.


Fiel a su promesa de gestionar todo el ciclo de vida de los empleados, Flow también crea plantillas con HelloWorks que resultan útiles para los documentos de empleo internos. Supongamos que queremos enviar un documento interno desde un sistema de ingresos como irs.gov o W9. Con HelloWorks, Flow también ha integrado esta funcionalidad directamente en su plataforma.


Con tantos formularios y procesos complejos que automatizar, puede parecer que integrar HelloSign API en la plataforma de Flow puede llevar un tiempo. Pero, tal y como Chance explica, no se tarda mucho en completar la integración, unas pocas semanas como máximo con un solo desarrollador. Afirma también que la documentación incluía indicaciones claras para su flujo de trabajo. Pudieron probar HelloSign con facilidad y solucionar todos los problemas antes de poner la solución en marcha.


La velocidad de la integración no podría haber sido mejor para los clientes de Flow, especialmente para Beam. Durante la pandemia, Beam necesitaba contratar e incorporar a los médicos rápidamente y a gran escala para crear su servicio de telemedicina. "Necesitaban contratar más personal para aliviar la presión en los hospitales", explica Sarjoo. Gracias a la rápida integración de Flow con HelloSign API, Beam pudo incorporar al personal en tan solo 48 horas.

LOS RESULTADOS

Reducción de un 50 % del tiempo empleado en tareas administrativas

El uso de HelloSign API para rellenar automáticamente los documentos y reducir la necesidad de que los proveedores completen la documentación varias veces ayudó a Beam, cliente de Flow, a reducir un 50 % el tiempo que su personal dedicaba a la documentación administrativa y a ahorrar aproximadamente 600 USD por empleado.


Empresas y empleados satisfechos

Amy Faust, responsable comercial de CPMSM & CPCS, comenta lo siguiente:

"HelloSign ha ayudado a [Flow] a llevar a cabo comprobaciones de referencia y verificación estándar de forma sistemática. Eso ha conllevado tiempos de respuesta más rápidos y una mayor satisfacción de los empleados, porque no tienen que imprimir, rellenar, escanear ni subir documentos. Los empresarios también están más satisfechos, ya que los documentos son más fáciles de leer y los campos obligatorios ya se rellenan la primera vez".


Integración completada en pocas semanas por parte de un solo desarrollador

Gracias a que la documentación es detallada y fácil de seguir y a que había un equipo de asistencia disponible para ayudar a Flow a resolver cualquier problema, un solo desarrollador de Flow pudo integrar HelloSign API en tan solo unas semanas.

Próximamente

Siguientes pasos de Flow

Flow está ganando adeptos entre los equipos médicos y ha conseguido clientes como Beam Healthcare, Pivotal Health y CVC Health Care. Flow, que es una empresa que trabaja sin papel desde el primer día, tiene previsto seguir reduciendo los cuellos de botella causados por el uso de papel en el ámbito sanitario.


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Flow utiliza HelloSign para optimizar la incorporación y la gestión de empleados sanitarios.
Flow utiliza HelloSign para optimizar la incorporación y la gestión de empleados sanitarios.
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Cómo HelloSign ayudó a los clientes de Flow Healthcare a ahorrar 600 USD por empleado

Flow Healthcare es un software de gestión clínica y administrativa integral para los equipos de atención médica.

Imagen de dos médicos uno al lado del otro mirando una tablet

Flow Healthcare es un software de gestión clínica y administrativa integral para los equipos de atención médica.

Triángulo con rayas cruzadasTriángulo con rayas cruzadas

Reto

La incorporación de profesionales sanitarios es compleja

La incorporación de nuevos empleados en el sector sanitario no solo requiere los archivos habituales de Recursos Humanos, como los de beneficios y seguros, sino también archivos clínicos que contienen información importante, como las licencias médicas, la experiencia clínica, la formación continua, la supervisión y las posibles negligencias. Además de las verificaciones del historial estatales y locales habituales de la empresa, se requiere otra ronda de verificaciones del historial médico adicionales.


Pero la complejidad no termina aquí. Según el cliente de Flow Beam Healthcare, proveedor de servicios de atención médica para hospitales remotos y servicios de telemedicina online, la contratación de profesionales sanitarios requería completar varias veces formularios en papel duplicados. "Cuando Beam contrataba a un proveedor, este tenía que completar una solicitud para la empresa y llevar a cabo todas las verificaciones de historial y referencias correspondientes. Pero, luego, para que este mismo empleado trabajara en tres o cinco centros de atención médica diferentes, tenía que rellenar las solicitudes para nuevos empleados específicas del centro y volver a pasar por varias verificaciones. Es fácil imaginarse la cantidad de papeleo que debían gestionar el proveedor y el personal administrativo para realizar todos estos trámites. Este proceso arcaico es un punto de frustración para los médicos y, a veces, evita obtener credenciales o privilegios en varios centros. Si queremos mejorar el acceso a la atención médica, debemos centrarnos en los procesos y no solo en conseguir más proveedores", dice Sarjoo Patel, director ejecutivo de Flow. Y, si el hospital en cuestión formaba parte de una gran institución con clínicas en diferentes lugares, las cosas se complicaban aún más y ese proveedor tenía que completar la misma documentación y someterse a las mismas verificaciones de historial para cada una de esas clínicas también.


En todo el proceso de incorporación, se solicitaba a los profesionales sanitarios que rellenaran minuciosamente la misma información una y otra vez, lo que requería invertir un tiempo que podría haberse aprovechado para tratar a los pacientes. Llegó un momento en el que Flow decidió recurrir a HelloSign para simplificar los trámites relativos a la atención médica.

Triángulo con rayas cruzadasIcono de apertura

Fácil

  • de explicar
  • de entender y usar
  • de administrar
Año de fundación: 2018

Inicio de la actividad: 2020

Triángulo con rayas cruzadasIcono de globo terráqueo

Rápido

  • la firma de documentos es más rápida
  • los tiempos de respuesta son más cortos
  • el flujo de trabajo de firma es más transparente
Ubicación de la sede: Madison, Wisconsin (EE. UU.)

Solución

Formularios rápidos, digitales y sin duplicados

Para reducir la cantidad de formularios duplicados que los proveedores deben completar cuando trabajan en otros hospitales, Flow implementó plantillas automatizadas con HelloSign API. "Una vez contratado el personal sanitario, la verdadera propuesta de valor de Flow y HelloSign para nuestros clientes del sector sanitario es que eliminamos la redundancia de los documentos que hay que rellenar. En Flow se crean plantillas de los formularios de solicitud en papel que necesitan los hospitales. Así, cuando un hospital los solicita, se rellenan automáticamente mediante la integración de HelloSign API, que está conectada a nuestra base de datos. El proveedor solo tiene que leer el documento y firmarlo. Tras su incorporación, no tienen que rellenar manualmente ningún otro documento", explica Sarjoo.


Pero no todos los procedimientos médicos son iguales, y eso significa que las plantillas de Flow necesitaban ofrecer flexibilidad. "Nuestra suscripción a HelloSign permite que los clientes de Flow personalicen el contenido. Los [usuarios de Flow] pueden subir sus propios documentos PDF y añadir los campos de datos específicos que necesiten. Así, los clientes tienen la posibilidad de personalizar algunos de los documentos más sencillos", dice Chance Hammacher, desarrollador de pila completa en Flow.


Flow se aseguró de que toda la experiencia de los documentos, además rápida y fácil de usar, fuera fluida para sus clientes. "Nos encantó la función de formularios integrada que ofrece HelloSign. Nos permite mantener a todos nuestros usuarios en un solo sistema sin que se vea comprometida la seguridad", continúa Chance. "Optamos por la [etiqueta blanca de HelloSign] para ofrecerles a nuestros clientes una experiencia más personalizada durante el uso de las firmas electrónicas."


Para simplificar aún más el papeleo médico, Flow también recurrió a HelloWorks a fin de automatizar esas verificaciones de referencias que tanto tiempo requerían. "Principalmente, usamos HelloWorks para comprobar referencias. En el caso de las comprobaciones de referencias profesionales, las enviamos por correo electrónico o por mensaje con un texto similar al siguiente: "¿Puedes rellenar esta referencia profesional para este proveedor? Esta persona solicita ocupar este puesto", dice Sarjoo.


Fiel a su promesa de gestionar todo el ciclo de vida de los empleados, Flow también crea plantillas con HelloWorks que resultan útiles para los documentos de empleo internos. Supongamos que queremos enviar un documento interno desde un sistema de ingresos como irs.gov o W9. Con HelloWorks, Flow también ha integrado esta funcionalidad directamente en su plataforma.


Con tantos formularios y procesos complejos que automatizar, puede parecer que integrar HelloSign API en la plataforma de Flow puede llevar un tiempo. Pero, tal y como Chance explica, no se tarda mucho en completar la integración, unas pocas semanas como máximo con un solo desarrollador. Afirma también que la documentación incluía indicaciones claras para su flujo de trabajo. Pudieron probar HelloSign con facilidad y solucionar todos los problemas antes de poner la solución en marcha.


La velocidad de la integración no podría haber sido mejor para los clientes de Flow, especialmente para Beam. Durante la pandemia, Beam necesitaba contratar e incorporar a los médicos rápidamente y a gran escala para crear su servicio de telemedicina. "Necesitaban contratar más personal para aliviar la presión en los hospitales", explica Sarjoo. Gracias a la rápida integración de Flow con HelloSign API, Beam pudo incorporar al personal en tan solo 48 horas.

Triángulo con rayas cruzadasTriángulo con rayas cruzadas
GIF en el que se muestra el flujo de trabajo de Pigeon Loans con la integración de la API de HelloSign

Ventajas

Reducción de un 50 % del tiempo empleado en tareas administrativas

El uso de HelloSign API para rellenar automáticamente los documentos y reducir la necesidad de que los proveedores completen la documentación varias veces ayudó a Beam, cliente de Flow, a reducir un 50 % el tiempo que su personal dedicaba a la documentación administrativa y a ahorrar aproximadamente 600 USD por empleado.


Empresas y empleados satisfechos

Amy Faust, responsable comercial de CPMSM & CPCS, comenta lo siguiente:

"HelloSign ha ayudado a [Flow] a llevar a cabo comprobaciones de referencia y verificación estándar de forma sistemática. Eso ha conllevado tiempos de respuesta más rápidos y una mayor satisfacción de los empleados, porque no tienen que imprimir, rellenar, escanear ni subir documentos. Los empresarios también están más satisfechos, ya que los documentos son más fáciles de leer y los campos obligatorios ya se rellenan la primera vez".


Integración completada en pocas semanas por parte de un solo desarrollador

Gracias a que la documentación es detallada y fácil de seguir y a que había un equipo de asistencia disponible para ayudar a Flow a resolver cualquier problema, un solo desarrollador de Flow pudo integrar HelloSign API en tan solo unas semanas.

Triángulo con rayas cruzadasIcono de bandera

Flujos de trabajo optimizados que ahorran a los clientes de Flow 600 USD por empleado

Triángulo con rayas cruzadas

Reducción de un 50 % del tiempo administrativo para Beam Healthcare, cliente de Flow

Siguientes pasos de Flow

Flow está ganando adeptos entre los equipos médicos y ha conseguido clientes como Beam Healthcare, Pivotal Health y CVC Health Care. Flow, que es una empresa que trabaja sin papel desde el primer día, tiene previsto seguir reduciendo los cuellos de botella causados por el uso de papel en el ámbito sanitario.


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Flow utiliza HelloSign para optimizar la incorporación y la gestión de empleados sanitarios.