Entrust Public Accounting Corporation ofrece servicios profesionales a una gran variedad de empresas en Singapur en las áreas de seguridad, asesoría, contabilidad, impuestos, secretariado corporativo y subcontratación de procesos comerciales.
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Digitalización completa de los informes financieros en papel de 50 páginas
Reducción del proceso de firma de dos semanas a un día
Eliminación de los costes de impresión de 500 folios por transacción
El 2020 introdujo una nueva forma de trabajar para muchas empresas de todo el mundo. El horario típico de 9 a 17 h se sustituyó por jornadas variables desde cualquier habitación de casa donde llegara mejor la conexión a Internet. Para adelantarse a este cambio, las empresas tuvieron que digitalizar sus flujos de trabajo más rápido que nunca.
Para seguir el ritmo de la transición hacia el teletrabajo, Jason Lew, director y fundador de Entrust Accounting Public Corporation, puso en marcha la digitalización total de su empresa. Una de las necesidades más importantes para completar esta transición era la de eliminar todos los costes relativos a la documentación en papel con la que el equipo trabajaba a diario. Imprimir, firmar, escanear y enviar por correo los documentos ya no era una opción viable, y necesitaban evolucionar para que el negocio continuara.
Luckily, Entrust was one step ahead of most accounting firms in Asia. They were already using Dropbox to store their clients’ documents and forms, so adding Dropbox Sign to the mix for their eSignature needs was a simple, intuitive next step to keep their business streamlined in a changed world.
"En el sector de las firmas de abogacía y agencias gubernamentales, donde trabajamos con personas acostumbradas a los procesos tradicionales, estamos muy impresionados con las firmas electrónicas. Hemos recibido muchas valoraciones positivas por parte de los clientes, especialmente durante la pandemia, ahora que nuestra forma de trabajar ha cambiado".
Already a Dropbox user, Entrust was familiar with the product’s ease of use and effectiveness as a collaboration tool. Jason was confident Dropbox Sign wouldn’t be any different and would be just as easy to learn and adopt for his firm. It took the company less than 2 days to understand the system, fully digest it, and implement it into their workflows. The first project Entrust worked on was integrating Dropbox Sign into their signing process for client service agreements. The parties they work with were quickly impressed with easy and efficient electronic signing was.
These client service agreements are lengthy and can require up to 10 sets of 50-page financial statements totaling 500 pieces of paper that need to be signed by both parties. Not only is the manual process of printing and signing time-consuming, but tracking each set of agreements by hand is extremely laborious. For documents that need to be signed outside of Singapore, the entire process, with the additional step of mailing these forms internationally, can take more than two weeks! With Dropbox Sign, Jason’s firm has been able to reduce this process to a single day. Jason explains,
“Dropbox Sign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”
Al ver la rápida adopción de la firma electrónica y los comentarios positivos sobre ella, fue fácil para Jason decidir implementarla también para uso interno. Su proceso de contratación y sus cartas de aceptación se gestionan ahora con la firma electrónica para garantizar la incorporación fluida y sin problemas de sus empleados. ¿Cuál es la mejor parte? Fue muy fácil incorporarla para todo el equipo.
“It was extremely easy to train the team to use Dropbox Sign even for people who aren’t necessarily technically savvy. Plus, my employees love using it.”
Para completar el anterior proceso de impresión, firma y envío de documentos a otros países necesitábamos dos semanas. Al implementar la firma electrónica y poder firmar en cualquier lugar y en cualquier momento, la empresa y sus clientes han podido reducir drásticamente todo el proceso a un solo día.
Al pasar al método ecológico de las firmas electrónicas y eliminar el lápiz y el papel de su proceso de firma, Entrust ha podido reducir los costes asociados a la impresión. La empresa realizaba un pedido de papel y tinta una vez a la semana para cumplir con sus necesidades de impresión. Ahora, solo lo realizan una vez al mes.
Paper forms are not only a headache to monitor manually, but a costly, riskier endeavor when third-party courier services get involved. With Dropbox Sign’s complete audit trail feature, Jason and his employees have been able to monitor their signed documents and are reassured of when and who they’re being signed by. “Our firm is using the audit trail feature tremendously. With it we’re able to check if the signature is genuine and when it’s signed. This is an important protocol for our business. Even more convenient are the built-in reminders that notify parties when a document is awaiting their signature.” explains Jason Lew, Director and Founder of Entrust.
Already using Dropbox and Dropbox Sign heavily, Entrust plans to move towards being 100% digital in the future, and hopes to influence clients as well as the industry to go digital as well. The accounting industry is still set in its traditional ways, but Entrust’s forward-thinking methods can influence other firms in Singapore to modernize and make their workflows efficient, convenient, and even more secure.
Dropbox Sign es la forma más sencilla de enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas legalmente vinculantes en el ámbito empresarial. Nuestra solución de firma electrónica, que G2 ha considerado durante dos años seguidos como la número uno en facilidad de uso, puede hacer que tus flujos de trabajo más valiosos sean rápidos, fáciles y seguros. Regístrate para acceder a una prueba gratuita hoy mismo y empezar a digitalizar tu empresa.
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