Entrust reduce el proceso de firma de 2 semanas a 1 día con HelloSign

Entrust Public Accounting Corporation ofrece servicios profesionales a una gran variedad de empresas en Singapur en las áreas de seguridad, asesoría, contabilidad, impuestos, secretariado corporativo y subcontratación de procesos comerciales.

Imagen de una calle de Singapur

Entrust reduce el proceso de firma de 2 semanas a 1 día con HelloSign

Imagen en la que se muestra una serie de documentos descargables
Imagen de un panel dividido. Foto de un hombre trabajando en un portátil a la izquierda y una foto del producto a la derecha.
Imagen de un panel dividido. Foto de una mano sosteniendo un smartphone y la aplicación de HelloSign a la izquierda; foto del producto a la derecha.
Imagen en la que se muestra una serie de documentos descargables
Foto del producto de la aplicación de HelloSign
Foto del producto de la aplicación de HelloSign
01

Informes financieros extensos

Ambas partes necesitan firmar una multitud de documentos que pueden ocupar hasta 500 hojas de papel.

02

Una experiencia de firma eficiente, fluida y ecológica

Firmar documentos digitalmente elimina todas las complicaciones que conlleva imprimirlos, enviarlos por correo y hacerles un seguimiento manual.

03

Firma en cualquier momento y lugar

Ahora, con HelloSign, Entrust y sus clientes pueden firmar estos documentos desde un dispositivo estén donde estén.

Un análisis más exhaustivo de

Entrust

El reto
La oportunidad

Procesos de firma manuales y lentos

El año 2020 introdujo una nueva forma de trabajar para muchas empresas de todo el mundo. El tradicional horario de 9 h a 17 h se sustituyó por horarios de trabajo variables desde cualquier habitación de casa donde llegara mejor la conexión a Internet. Para mantenerse a la vanguardia de este cambio, las empresas tuvieron que digitalizar sus flujos de trabajo más rápido que nunca.

Para seguir el ritmo de la transición hacia el teletrabajo, Jason Lew, director y fundador de Entrust Accounting Public Corporation, puso en marcha la digitalización total de su empresa. Una de las necesidades más importantes para completar esta transición era la de eliminar todos los costes relativos a la documentación en papel con la que el equipo trabajaba a diario. Imprimir, firmar, escanear y enviar por correo los documentos ya no era una opción viable, y necesitaban evolucionar para que el negocio continuara.

Por suerte, Entrust estaba un paso por delante en comparación con la mayoría de las empresas de contabilidad de Asia. Ya utilizaban Dropbox para almacenar los documentos y formularios de sus clientes, por lo que incorporar HelloSign para sus necesidades de firma electrónica fue un paso sencillo e intuitivo que les permitió optimizar su negocio para adaptarlo a la nueva normalidad.

"En el sector de las firmas de abogacía y agencias gubernamentales, donde trabajamos con personas acostumbradas a los procesos tradicionales, estamos muy impresionados con las firmas electrónicas. Hemos recibido muchas valoraciones positivas por parte de los clientes, especialmente durante la pandemia, ahora que nuestra forma de trabajar ha cambiado".

Jason Lew, director y fundador de Entrust
Imagen de una mujer trabajando con un ordenador
La solución

Firma fácil y compatible con dispositivos móviles

Entrust, que ya era usuario de Dropbox, estaba familiarizado con la facilidad de uso del producto y su eficacia como herramienta de colaboración. Jason estaba seguro de que HelloSign no sería diferente y que sería igual de fácil familiarizarse con la solución y adoptarla para su empresa. La empresa tardó menos de dos días en comprender el sistema, dominarlo e implementarlo en sus flujos de trabajo. El primer proyecto en el que trabajó Entrust fue la integración de HelloSign en su proceso de firma para los acuerdos de servicio al cliente. Sus colaboradores quedaron impresionados por la facilidad de uso y la eficacia de la firma electrónica.

Esos acuerdos de servicio al cliente son largos y pueden requerir hasta 10 informes financieros de 50 páginas que suman un total de 500 folios que deben firmar ambas partes. No solo el proceso manual de impresión y firma requiere una gran inversión de tiempo, sino que el seguimiento manual de cada conjunto de acuerdos es extremadamente laborioso. En el caso de los documentos que deben firmarse fuera de Singapur, todo el proceso, con el paso adicional de enviar esos formularios por correo internacional, puede tardar más de dos semanas en completarse. Con HelloSign, la empresa de Jason ha podido reducir este proceso a un solo día. Jason explica lo siguiente:

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

Al ver la rápida adopción de la firma electrónica y los comentarios positivos sobre ella, fue fácil para Jason decidir implementarla también para uso interno. Su proceso de contratación y sus cartas de aceptación se gestionan ahora con la firma electrónica para garantizar la incorporación fluida y sin problemas de sus empleados. ¿Cuál es la mejor parte? Fue muy fácil incorporarla para todo el equipo.

"Fue increíblemente fácil enseñar al equipo a usar HelloSign, incluso a los miembros con menos conocimientos técnicos. Además, a mis empleados les encanta usar esta solución".
LOS RESULTADOS

Reducción del proceso de firma de dos semanas a un día

Para completar el anterior proceso de impresión, firma y envío de documentos a otros países necesitábamos dos semanas. Al implementar la firma electrónica y poder firmar en cualquier lugar y en cualquier momento, la empresa y sus clientes han podido reducir drásticamente todo el proceso a un solo día.


Eliminación de los costes de impresión de 500 folios por transacción

Al pasar al método ecológico de las firmas electrónicas y eliminar el lápiz y el papel de su proceso de firma, Entrust ha podido reducir los costes asociados a la impresión. La empresa realizaba un pedido de papel y tinta una vez a la semana para cumplir con sus necesidades de impresión. Ahora, solo lo realizan una vez al mes.


100% auditable y aún más seguro

Los formularios en papel no son solo un engorro a la hora de realizar un seguimiento manual, sino una acción costosa y arriesgada si hay que depender de servicios de mensajería de terceros. Gracias a la completa función de registro de auditoría de HelloSign, Jason y sus empleados pueden realizar un seguimiento de sus documentos firmados y tener la tranquilidad de saber quién los ha firmado y cuándo. "En nuestra empresa utilizamos muchísimo la función de registro de auditoría. Con ella podemos comprobar si la firma es auténtica y cuándo se ha firmado. Es un protocolo importante para nosotros. Aún más prácticos nos parecen los recordatorios incorporados que avisan a las partes interesadas si un documento está a la espera de su firma",explica Jason Lew, director y fundador de Entrust.

Próximamente

Siguientes pasos de Entrust

Entrust, que ya usa mucho Dropbox y HelloSign, planea una digitalizarse al 100 % en el futuro, y espera incentivar ese mismo cambio para sus clientes y el sector. El sector contable sigue anclado en sus costumbres, pero los métodos progresistas de Entrust pueden motivar a otras empresas de Singapur a modernizarse y hacer que sus flujos de trabajo sean eficientes, cómodos e incluso más seguros.

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Entrust utiliza HelloSign para mejorar la experiencia fiscal de empresas de toda Asia.
Entrust utiliza HelloSign para mejorar la experiencia fiscal de empresas de toda Asia.
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Entrust reduce el proceso de firma de 2 semanas a 1 día con HelloSign

Entrust Public Accounting Corporation ofrece servicios profesionales a una gran variedad de empresas en Singapur.

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Entrust Public Accounting Corporation ofrece servicios profesionales a una gran variedad de empresas en Singapur.

Triángulo con rayas cruzadasTriángulo con rayas cruzadas

Reto

Procesos de firma manuales y lentos

El año 2020 introdujo una nueva forma de trabajar para muchas empresas de todo el mundo. El tradicional horario de 9 h a 17 h se sustituyó por horarios de trabajo variables desde cualquier habitación de casa donde llegara mejor la conexión a Internet. Para mantenerse a la vanguardia de este cambio, las empresas tuvieron que digitalizar sus flujos de trabajo más rápido que nunca.

Para seguir el ritmo de la transición hacia el teletrabajo, Jason Lew, director y fundador de Entrust Accounting Public Corporation, puso en marcha la digitalización total de su empresa. Una de las necesidades más importantes para completar esta transición era la de eliminar todos los costes relativos a la documentación en papel con la que el equipo trabajaba a diario. Imprimir, firmar, escanear y enviar por correo los documentos ya no era una opción viable, y necesitaban evolucionar para que el negocio continuara.

Por suerte, Entrust estaba un paso por delante en comparación con la mayoría de las empresas de contabilidad de Asia. Ya utilizaban Dropbox para almacenar los documentos y formularios de sus clientes, por lo que incorporar HelloSign para sus necesidades de firma electrónica fue un paso sencillo e intuitivo que les permitió optimizar su negocio para adaptarlo a la nueva normalidad.

Triángulo con rayas cruzadasIcono de bandera

Fácil

  • de explicar
  • de entender y usar
  • de administrar
Inicio de la actividad: 2007

Con sede en Singapur

Triángulo con rayas cruzadasIcono de casa

Rápido

  • la firma de documentos es más rápida
  • los tiempos de respuesta son más cortos
  • el flujo de trabajo de firma es más transparente
Valores fundamentales de la empresa: excelencia, integridad, compromiso y responsabilidad

Solución

Firma fácil y compatible con dispositivos móviles

Entrust, que ya era usuario de Dropbox, estaba familiarizado con la facilidad de uso del producto y su eficacia como herramienta de colaboración. Jason estaba seguro de que HelloSign no sería diferente y que sería igual de fácil familiarizarse con la solución y adoptarla para su empresa. La empresa tardó menos de dos días en comprender el sistema, dominarlo e implementarlo en sus flujos de trabajo. El primer proyecto en el que trabajó Entrust fue la integración de HelloSign en su proceso de firma para los acuerdos de servicio al cliente. Sus colaboradores quedaron impresionados por la facilidad de uso y la eficacia de la firma electrónica.

Esos acuerdos de servicio al cliente son largos y pueden requerir hasta 10 informes financieros de 50 páginas que suman un total de 500 folios que deben firmar ambas partes. No solo el proceso manual de impresión y firma requiere una gran inversión de tiempo, sino que el seguimiento manual de cada conjunto de acuerdos es extremadamente laborioso. En el caso de los documentos que deben firmarse fuera de Singapur, todo el proceso, con el paso adicional de enviar esos formularios por correo internacional, puede tardar más de dos semanas en completarse. Con HelloSign, la empresa de Jason ha podido reducir este proceso a un solo día. Jason explica lo siguiente:

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

Al ver la rápida adopción de la firma electrónica y los comentarios positivos sobre ella, fue fácil para Jason decidir implementarla también para uso interno. Su proceso de contratación y sus cartas de aceptación se gestionan ahora con la firma electrónica para garantizar la incorporación fluida y sin problemas de sus empleados. ¿Cuál es la mejor parte? Fue muy fácil incorporarla para todo el equipo.

"Fue increíblemente fácil enseñar al equipo a usar HelloSign, incluso a los miembros con menos conocimientos técnicos. Además, a mis empleados les encanta usar esta solución".
Triángulo con rayas cruzadasTriángulo con rayas cruzadas
GIF en el que se muestra el flujo de trabajo de Pigeon Loans con la integración de la API de HelloSign

Ventajas

Reducción del proceso de firma de dos semanas a un día

Para completar el anterior proceso de impresión, firma y envío de documentos a otros países necesitábamos dos semanas. Al implementar la firma electrónica y poder firmar en cualquier lugar y en cualquier momento, la empresa y sus clientes han podido reducir drásticamente todo el proceso a un solo día.


Eliminación de los costes de impresión de 500 folios por transacción

Al pasar al método ecológico de las firmas electrónicas y eliminar el lápiz y el papel de su proceso de firma, Entrust ha podido reducir los costes asociados a la impresión. La empresa realizaba un pedido de papel y tinta una vez a la semana para cumplir con sus necesidades de impresión. Ahora, solo lo realizan una vez al mes.


100% auditable y aún más seguro

Los formularios en papel no son solo un engorro a la hora de realizar un seguimiento manual, sino una acción costosa y arriesgada si hay que depender de servicios de mensajería de terceros. Gracias a la completa función de registro de auditoría de HelloSign, Jason y sus empleados pueden realizar un seguimiento de sus documentos firmados y tener la tranquilidad de saber quién los ha firmado y cuándo. "En nuestra empresa utilizamos muchísimo la función de registro de auditoría. Con ella podemos comprobar si la firma es auténtica y cuándo se ha firmado. Es un protocolo importante para nosotros. Aún más prácticos nos parecen los recordatorios incorporados que avisan a las partes interesadas si un documento está a la espera de su firma",explica Jason Lew, director y fundador de Entrust.

Triángulo con rayas cruzadasIcono de cara sonriente

Digitalización completa de los informes financieros en papel de 50 páginas

Triángulo con rayas cruzadas

Reducción del proceso de firma de dos semanas a un día

Siguientes pasos de Entrust

Entrust, que ya usa mucho Dropbox y HelloSign, planea una digitalizarse al 100 % en el futuro, y espera incentivar ese mismo cambio para sus clientes y el sector. El sector contable sigue anclado en sus costumbres, pero los métodos progresistas de Entrust pueden motivar a otras empresas de Singapur a modernizarse y hacer que sus flujos de trabajo sean eficientes, cómodos e incluso más seguros.

¿Te interesaría obtener resultados como los de Entrust?

HelloSign es la forma más sencilla de enviar, recibir y gestionar firmas electrónicas legalmente vinculantes en el ámbito empresarial. Nuestra solución de firma electrónica, que G2 ha considerado durante dos años seguidos como la número uno en facilidad de uso, puede hacer que tus flujos de trabajo más importantes sean rápidos, fáciles y seguros. Regístrate para obtener una prueba gratuita hoy mismo y empezar a digitalizar tu empresa.

Entrust utiliza HelloSign para mejorar la experiencia fiscal de empresas de toda Asia.