AdvicePay Speeds User Contract Management by 50% with HelloSign

Un documento, un sobre y una ilustración de una pantalla

Experiencia de cliente de AdvicePay | HelloSign

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Un análisis más exhaustivo de

AdvicePay

El reto
La oportunidad

La empresa AdvicePay la fundaron dos respetados asesores financieros, Alan Moore y Michael Kitces, que desde hace mucho tiempo promueven que el pago por servicio, un modelo de pago innovador, es el futuro de la planificación financiera. La creación de una plataforma de facturación y de pago que fuera compatible con el crecimiento de esta estrategia fue un paso más en la evolución natural de su modelo y del sector.


La primera versión de la aplicación solo permitía que los usuarios de AdvicePay, que son sus asesores, enviaran facturas a los clientes y recibiesen pagos. Para firmar los documentos tenían que utilizar otras soluciones, lo cual hacía que también sus clientes tuvieran que utilizar más de un sistema para trabajar con un asesor. Había que invertir mucho tiempo en este proceso que era propenso a la generación de errores. Al final se acababan demorando los pagos o los reembolsos a los que los clientes tenían derecho, ya que había casos en los que la información del contrato y de la factura no coincidían. A causa de todo esto, el proceso de incorporación de clientes era muy pesado.

La evolución natural de la plataforma pasó por integrar un servicio de gestión de operaciones digitales (o DTM, por sus siglas en inglés) a AdvicePay para conectar facturas y contratos. Esta integración resultó fundamental para optimizar la experiencia de incorporación de clientes gestionada por los asesores financieros y para ayudar a AdvicePay a adaptarse al crecimiento que les llevaba a llegar a clientes de empresa.


Joe Timmer, el director de desarrollo, comenta lo siguiente: "En 2018, seleccionamos DocuSign para gestionar las firmas electrónicas y facilitar la integración entre facturas y contratos, pero estuvimos tres meses intentando poner la operación en marcha. Queríamos una sola cuenta de firma electrónica autenticada para poder controlar la seguridad y mantener la experiencia del usuario dentro de nuestra aplicación. Finalmente, descubrimos lo que consideramos un fallo de seguridad importante en los procesos integrados de DocuSign, que permitía a nuestros clientes ver los datos de otros clientes.


Informamos de ello al servicio de asistencia de DocuSign, pero al cabo de unas semanas nos dijeron que era una cuestión de diseño, que debería haber sido documentada, y cerraron nuestro ticket de asistencia. Esta situación nos dejó muy preocupados porque estábamos haciendo grandes inversiones en tecnología como parte esencial de nuestra solución".


"Hemos cumplido nuestro objetivo de gestionar las firmas electrónicas con como máximo dos clics y hemos eliminado todos los flujos de trabajo externos por los que tenían que pasar nuestros usuarios. Ya no tenemos que invertir el doble o el triple de tiempo en crear y hacer coincidir facturas y contratos, ahora se hace de forma automática. Todo esto ha conseguido que el tiempo que nuestros asesores dedican a gestionar contratos se haya reducido en un 50 %".


Joe Timmer, desarrollador líder
La solución

A finales de octubre de 2018, el equipo de Joe se puso en contacto con HelloSign. Al cabo de dos semanas, ya habían probado, desarrollado y puesto en marcha la API. "Con HelloSign inmediatamente tuve la sensación de que habían entendido lo que les expliqué y cuáles eran nuestros objetivos. Durante las pruebas, al plantear nuestras preguntas al servicio de asistencia técnica, nos contestaban en menos de una hora y sus respuestas siempre estaban alineadas con lo que intentábamos hacer.


Ahora, la integración de HelloSign nos permite ofrecer una experiencia de usuario fluida que vincula las facturas con los contratos correspondientes. La funcionalidad completa de etiqueta blanca nos permite ser los dueños de la experiencia de firma electrónica, abstraerla de nuestros usuarios y garantizar que nunca tengan que dejar AdvicePay para realizar transacciones comerciales.


A diferencia de DocuSign, HelloSign nos proporciona tantas combinaciones de campos como queramos y nos permite controlar y diseñar la experiencia insertada. Nuestros desarrolladores pueden crear plantillas con varios campos, como firmas, iniciales, cuadros de texto y casillas de verificación, y los campos previamente rellenados de HelloSign combinan esos datos en la factura y los sincronizan automáticamente con el contrato. Esto es exactamente lo que queríamos ofrecer a asesores y empresas de todos los tamaños", añade Joe.

LOS RESULTADOS

El 100 % de sincronización de facturas y contratos mejora el balance final del asesor

"Cuando un usuario crea una factura en AdvicePay, nuestra aplicación crea automáticamente un contrato en HelloSign y arrastra el importe de la factura y otros campos con información clave a este para que los documentos estén 100 % sincronizados.


Ahora, los usuarios no tocan el contrato porque está 100 % controlado a través de HelloSign API, desde los datos de nuestro sistema. No tienen que salir de AdvicePay en ningún momento y pueden administrar, supervisar y descargar todos sus contratos desde nuestra aplicación. Que los datos entre factura y contrato coincidan les ayuda a alinear las cuentas por pagar con las cuentas por cobrar, lo que puede mejorar notablemente sus resultados finales", comenta Joe.

Los asesores aceleran la gestión de contratos en un 50 %

Con la integración de HelloSign en la aplicación AdvicePay, los usuarios simplemente tienen que seleccionar una de las plantillas de HelloSign para crear el contrato. Según Joe, han cumplido su objetivo de poder añadir firmas electrónicas en uno o dos clics y han eliminado el flujo de trabajo externo para sus usuarios.


Ya no tienen que invertir el doble o el triple de tiempo en crear y hacer coincidir facturas y contratos: ahora todo eso se hace de forma automática, lo que definitivamente ha acelerado un 50 % el tiempo de gestión de contratos para los asesores.

Próximamente

El mercado se expande con la llegada de la tecnología financiera

La integración con DTM está permitiendo la expansión de AdvicePay en el mercado empresarial. Joe añade lo siguiente: "Hemos estado trabajando con uno de los mayores corredores de bolsa durante aproximadamente un año. En cuanto se enteraron de que habíamos integrado las firmas electrónicas con HelloSign en nuestro flujo de trabajo, se mostraron dispuestos a cerrar un acuerdo y firmaban los documentos rápidamente a partir de entonces.

Recientemente nos hemos asociado con TD Ameritrade y algunas otras grandes empresas. Las empresas como esta —que cuentan con de 100 a 1000 asesores— hacen contratos para esencialmente todo en lo que están trabajando.

Las firmas electrónicas han sido el punto de inflexión que ha permitido a AdvicePay progresar en los objetivos empresariales de expansión del mercado".

Los resultados para los clientes empresariales de AdvicePay aumentan en un 30 %

La gran ventaja para las empresas es el ahorro de costes en la gestión de datos y en el tiempo de administración, ya que este último repercute directamente en sus resultados finales. Ahora las empresas dedican menos tiempo a tareas administrativas relativas a documentos importantes gracias a que la sincronización de AdvicePay. Esta permite laemisión de facturas y contratos, así como la posibilidad de que los asesores vean el estado de los contratos y los pagosen la plataforma.

Además, para aquellos clientes empresariales que también estaban pagando por una suscripción de documentos electrónicos, la integración de HelloSign también ha eliminado ese gasto.


"HelloSign permite a nuestra plataforma eliminar los desajustes entre facturas y contratos. Esto ayuda a nuestros clientes empresariales a recuperar el tiempo de administración que antes se dedicaba a gestionar y resolver este tipo de incoherencias. En general, está permitiendo que las empresas aumenten sus resultados un 30 %", afirma Joe.

¿Cuál es el siguiente paso para AdvicePay?

AdvicePay se ha ocupado de crear una aplicación integrada, compatible y sin fricciones y ha comenzado a hacer grandes progresos en el mercado empresarial. Ahora tienen la vista puesta en ampliar la oferta de servicios para llegar a un público más amplio.


"Estamos añadiendo más flujos de trabajo de firma electrónica a nivel empresarial para permitir que nuestros usuarios también faciliten los activos con facturación de gestión, así como con facturación basada en tarifas. Estamos seguros de que nuestra asociación con HelloSign nos ayudará a conseguirlo", comenta Joe.

¿Te interesaría obtener resultados como los de AdvicePay? No dudes en pedirnos información sobre HelloSign.

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Nuestra solución ofrece una experiencia de usuario perfecta, elimina flujos de trabajo manuales y tiene todo lo que las empresas necesitan.

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Triángulo con rayas cruzadasTriángulo con rayas cruzadas

Reto

La empresa AdvicePay la fundaron dos respetados asesores financieros, Alan Moore y Michael Kitces, que desde hace mucho tiempo promueven que el pago por servicio, un modelo de pago innovador, es el futuro de la planificación financiera. La creación de una plataforma de facturación y de pago que fuera compatible con el crecimiento de esta estrategia fue un paso más en la evolución natural de su modelo y del sector.


La primera versión de la aplicación solo permitía que los usuarios de AdvicePay, que son sus asesores, enviaran facturas a los clientes y recibiesen pagos. Para firmar los documentos tenían que utilizar otras soluciones, lo cual hacía que también sus clientes tuvieran que utilizar más de un sistema para trabajar con un asesor. Había que invertir mucho tiempo en este proceso que era propenso a la generación de errores. Al final se acababan demorando los pagos o los reembolsos a los que los clientes tenían derecho, ya que había casos en los que la información del contrato y de la factura no coincidían. A causa de todo esto, el proceso de incorporación de clientes era muy pesado.

La evolución natural de la plataforma pasó por integrar un servicio de gestión de operaciones digitales (o DTM, por sus siglas en inglés) a AdvicePay para conectar facturas y contratos. Esta integración resultó fundamental para optimizar la experiencia de incorporación de clientes gestionada por los asesores financieros y para ayudar a AdvicePay a adaptarse al crecimiento que les llevaba a llegar a clientes de empresa.


Joe Timmer, el director de desarrollo, comenta lo siguiente: "En 2018, seleccionamos DocuSign para gestionar las firmas electrónicas y facilitar la integración entre facturas y contratos, pero estuvimos tres meses intentando poner la operación en marcha. Queríamos una sola cuenta de firma electrónica autenticada para poder controlar la seguridad y mantener la experiencia del usuario dentro de nuestra aplicación. Finalmente, descubrimos lo que consideramos un fallo de seguridad importante en los procesos integrados de DocuSign, que permitía a nuestros clientes ver los datos de otros clientes.


Informamos de ello al servicio de asistencia de DocuSign, pero al cabo de unas semanas nos dijeron que era una cuestión de diseño, que debería haber sido documentada, y cerraron nuestro ticket de asistencia. Esta situación nos dejó muy preocupados porque estábamos haciendo grandes inversiones en tecnología como parte esencial de nuestra solución".


Triángulo con rayas cruzadasIcono de firma

Fácil

  • de explicar
  • de entender y usar
  • de administrar
100 %

La sincronización en línea de facturas y contratos mejora la experiencia del usuario

Triángulo con rayas cruzadasIcono de reloj

Rápido

  • la firma de documentos es más rápida
  • los tiempos de respuesta son más cortos
  • el flujo de trabajo de firma es más transparente
50 %

Mayor rapidez en la gestión de los contratos para los usuarios

"Hemos cumplido nuestro objetivo de gestionar las firmas electrónicas con como máximo dos clics y hemos eliminado todos los flujos de trabajo externos por los que tenían que pasar nuestros usuarios. Ya no tenemos que invertir el doble o el triple de tiempo en crear y hacer coincidir facturas y contratos, ahora se hace de forma automática. Todo esto ha conseguido que el tiempo que nuestros asesores dedican a gestionar contratos se haya reducido en un 50 %".


Joe Timmer, desarrollador líder

Solución

A finales de octubre de 2018, el equipo de Joe se puso en contacto con HelloSign. Al cabo de dos semanas, ya habían probado, desarrollado y puesto en marcha la API. "Con HelloSign inmediatamente tuve la sensación de que habían entendido lo que les expliqué y cuáles eran nuestros objetivos. Durante las pruebas, al plantear nuestras preguntas al servicio de asistencia técnica, nos contestaban en menos de una hora y sus respuestas siempre estaban alineadas con lo que intentábamos hacer.


Ahora, la integración de HelloSign nos permite ofrecer una experiencia de usuario fluida que vincula las facturas con los contratos correspondientes. La funcionalidad completa de etiqueta blanca nos permite ser los dueños de la experiencia de firma electrónica, abstraerla de nuestros usuarios y garantizar que nunca tengan que dejar AdvicePay para realizar transacciones comerciales.


A diferencia de DocuSign, HelloSign nos proporciona tantas combinaciones de campos como queramos y nos permite controlar y diseñar la experiencia insertada. Nuestros desarrolladores pueden crear plantillas con varios campos, como firmas, iniciales, cuadros de texto y casillas de verificación, y los campos previamente rellenados de HelloSign combinan esos datos en la factura y los sincronizan automáticamente con el contrato. Esto es exactamente lo que queríamos ofrecer a asesores y empresas de todos los tamaños", añade Joe.

Triángulo con rayas cruzadasTriángulo con rayas cruzadas
GIF en el que se muestra el flujo de trabajo de Pigeon Loans con la integración de la API de HelloSign

Ventajas

El 100 % de sincronización de facturas y contratos mejora el balance final del asesor

"Cuando un usuario crea una factura en AdvicePay, nuestra aplicación crea automáticamente un contrato en HelloSign y arrastra el importe de la factura y otros campos con información clave a este para que los documentos estén 100 % sincronizados.


Ahora, los usuarios no tocan el contrato porque está 100 % controlado a través de HelloSign API, desde los datos de nuestro sistema. No tienen que salir de AdvicePay en ningún momento y pueden administrar, supervisar y descargar todos sus contratos desde nuestra aplicación. Que los datos entre factura y contrato coincidan les ayuda a alinear las cuentas por pagar con las cuentas por cobrar, lo que puede mejorar notablemente sus resultados finales", comenta Joe.

Los asesores aceleran la gestión de contratos en un 50 %

Con la integración de HelloSign en la aplicación AdvicePay, los usuarios simplemente tienen que seleccionar una de las plantillas de HelloSign para crear el contrato. Según Joe, han cumplido su objetivo de poder añadir firmas electrónicas en uno o dos clics y han eliminado el flujo de trabajo externo para sus usuarios.


Ya no tienen que invertir el doble o el triple de tiempo en crear y hacer coincidir facturas y contratos: ahora todo eso se hace de forma automática, lo que definitivamente ha acelerado un 50 % el tiempo de gestión de contratos para los asesores.

Triángulo con rayas cruzadasIcono de ubicación

AdvicePay es una plataforma en la nube que proporciona soluciones de facturación y pago diseñadas para usarse en la planificación financiera de pago por servicio por parte de planificadores individuales, así como pequeñas y grandes empresas. Es el primer y único procesador de pagos compatible con RIA para planificadores financieros y ofrece una integración flexible de funciones de pago y facturación, seguridad de datos, procesamiento de pagos y mucho más con la garantía de cumplir con los reglamentos estatales y los de la SEC.

Triángulo con rayas cruzadasIcono de gráfico

Más de 9 millones de dólares de facturas pagadas hasta la fecha

28 370 facturas procesadas

8000 clientes

730 asesores financieros

El mercado se expande con la llegada de la tecnología financiera

La integración con DTM está permitiendo la expansión de AdvicePay en el mercado empresarial. Joe añade lo siguiente: "Hemos estado trabajando con uno de los mayores corredores de bolsa durante aproximadamente un año. En cuanto se enteraron de que habíamos integrado las firmas electrónicas con HelloSign en nuestro flujo de trabajo, se mostraron dispuestos a cerrar un acuerdo y firmaban los documentos rápidamente a partir de entonces.

Recientemente nos hemos asociado con TD Ameritrade y algunas otras grandes empresas. Las empresas como esta —que cuentan con de 100 a 1000 asesores— hacen contratos para esencialmente todo en lo que están trabajando.

Las firmas electrónicas han sido el punto de inflexión que ha permitido a AdvicePay progresar en los objetivos empresariales de expansión del mercado".

Los resultados para los clientes empresariales de AdvicePay aumentan en un 30 %

La gran ventaja para las empresas es el ahorro de costes en la gestión de datos y en el tiempo de administración, ya que este último repercute directamente en sus resultados finales. Ahora las empresas dedican menos tiempo a tareas administrativas relativas a documentos importantes gracias a que la sincronización de AdvicePay. Esta permite laemisión de facturas y contratos, así como la posibilidad de que los asesores vean el estado de los contratos y los pagosen la plataforma.

Además, para aquellos clientes empresariales que también estaban pagando por una suscripción de documentos electrónicos, la integración de HelloSign también ha eliminado ese gasto.


"HelloSign permite a nuestra plataforma eliminar los desajustes entre facturas y contratos. Esto ayuda a nuestros clientes empresariales a recuperar el tiempo de administración que antes se dedicaba a gestionar y resolver este tipo de incoherencias. En general, está permitiendo que las empresas aumenten sus resultados un 30 %", afirma Joe.

¿Cuál es el siguiente paso para AdvicePay?

AdvicePay se ha ocupado de crear una aplicación integrada, compatible y sin fricciones y ha comenzado a hacer grandes progresos en el mercado empresarial. Ahora tienen la vista puesta en ampliar la oferta de servicios para llegar a un público más amplio.


"Estamos añadiendo más flujos de trabajo de firma electrónica a nivel empresarial para permitir que nuestros usuarios también faciliten los activos con facturación de gestión, así como con facturación basada en tarifas. Estamos seguros de que nuestra asociación con HelloSign nos ayudará a conseguirlo", comenta Joe.

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